Slik fungerer ordrer i Shopbox

Før du begynner

For at ordreflyten skal fungere korrekt, må du sørge for at:

• Produktene er opprettet og plassert i de riktige kategoriene

• Skrivergrupper er konfigurert og koblet til skriverne deres, slik at bestemte varer skrives ut på riktig skriver. Du kan lese artikkelen vår om hvordan kjøkken- og produksjonsutskrifter fungerer her.

• Eventuelle takeawayintegrasjoner, som Weorder, Wolt eller Mealo, er koblet til på riktig måte

Typer takeawayordrer

Det finnes to måter å opprette takeawayordrer i Shopbox på.

Manuelle takeawayordrer

Manuelle takeawayordrer opprettes direkte i Shopbox fra kassen. Dette skjer vanligvis når kunden bestiller:

• I butikken

   

• Over telefon

• Via e-post eller melding

• Utenom en ekstern takeawayplattform

Her registrerer personalet selv varer, hentetidspunkt og kundeopplysninger.

Ordrer fra takeawayintegrasjoner

Ordrer fra takeawayintegrasjoner kommer automatisk inn i Shopbox fra en ekstern plattform, for eksempel:

• Wolt

• Weorder

• Andre takeaway- eller bestillingssystemer

Disse ordrene vises i ordreoversikten, der personalet kan godta, avvise, klargjøre og fullføre dem.

Manuelle takeawayordrer

En manuell takeawayordre opprettes direkte fra kassen i Shopbox.

Denne ordretypen er relevant når personalet selv tar imot bestillingen og oppretter den på vegne av kunden.

Slik oppretter du en manuell takeawayordre

• Velg varene kunden ønsker

• Velg To Go på høyre side av skjermen

• Klikk på Legg inn ordre
  
  
  
  

• Registrer kundeopplysninger:

  • Fullt navn

  • Telefonnummer, hvis relevant

  • Hentetidspunkt

  • Eventuell kommentar

• Velg om ordren gjelder:

  • Henting

  • Levering

• Klikk på Legg inn ordre

Ordren opprettes nå i Shopbox og vises i ordreflyten.

Manuell ordre for henting nå

Hvis hentetidspunktet er satt til nå eller kort tid frem i tid, blir ordren en aktiv takeawayordre.

Den vises under Utgående, der personalet kan klargjøre og fullføre den.

Slik håndterer du ordren

• Gå til Ordrer

• Finn ordren under Utgående

• Klargjør ordren

• Klikk på Betal og avslutt når ordren er klar og kunden har kommet for å betale

• Velg betalingsmetode, for eksempel:

  • Kort

  • Kontant

  •  

    En annen betalingsmetode

•  

  Fullfør betalingen

Ordren fullføres og flyttes videre i ordreflyten.

Manuell ordre for senere henting

Hvis kunden ønsker å hente ordren på et senere tidspunkt, kan du velge et fremtidig tidspunkt når du oppretter ordren.

Når du klikker på Legg inn ordre, må du velge hvordan Shopbox skal håndtere den planlagte ordren.

Du kan vanligvis velge mellom to alternativer.

Alternativ 1: Godta og skriv ut nå

Velg dette alternativet hvis ordren skal godtas og skrives ut med én gang.

Det betyr at ordren:

• Opprettes med én gang

• Skrives ut med én gang

•  

  Plasseres i den aktive ordreflyten

•  

  Kan klargjøres når personalet ønsker det

Denne løsningen passer godt hvis personalet ønsker at ordren skal være synlig med én gang.

Alternativ 2: Skriv ut eller aktiver senere

Velg dette alternativet hvis ordren først skal aktiveres nærmere hentetidspunktet.

Du kan velge en forberedelsestid, for eksempel 20 minutter.

Det betyr at Shopbox først flytter ordren videre til Utgående og skriver ut kjøkkenkvitteringen når det er 20 minutter igjen til henting.

Frem til da vises ordren under Planlagt.

Denne løsningen passer godt hvis fremtidige ordrer ikke skal vises i oversikten over utgående ordrer for tidlig.

Ordrer fra takeawayintegrasjoner

Hvis du bruker en takeawayintegrasjon, som Wolt eller Weorder, kan ordrer komme direkte inn i Shopbox.

Hva inneholder en integrasjonsordre?

En ordre fra en takeawayintegrasjon kan vanligvis inneholde:

• Kundens navn

•  

  Telefonnummer

   

• Ordrenummer

•  

  Hentetidspunkt

   

• Bestilte varer

   

• Betalingsstatus

   

• Navnet på integrasjonen, for eksempel Weorder

   

• Eventuelle kommentarer fra kunden

Hvis ordren allerede er betalt på nett, vil den vises som betalt i Shopbox.

Slik håndterer du en ordre fra en integrasjon

• Gå til Ordrer

•  

  Finn ordren under Innkommende

   

• Klikk på ordren for å se detaljene

   

• Kontroller:

   

  • Kundens navn

     

  • Hentetidspunkt

     

  • Varer

     

  • Betaling og status

     

  • Eventuelle kommentarer

     

• Klikk på Godta bestilling hvis ordren kan gjennomføres

   

• Shopbox sender ordren til utskrift hvis skrivergruppene er konfigurert riktig

   

• Klargjør ordren

   

• Fullfør ordren når den er ferdig
  
  

Forstå fanene i ordreoversikten

Ordreoversikten hjelper deg med å holde oversikt over hvor langt en ordre har kommet i flyten.

Innkommende

Her vises nye ordrer som krever handling.

Dette gjelder spesielt ordrer fra takeawayintegrasjoner, der personalet må godta eller avvise bestillingen.

Planlagt

Her vises ordrer som først skal håndteres senere.

Det kan for eksempel være en manuell takeawayordre som skal hentes neste dag, der Shopbox først skal aktivere ordren 20 minutter før henting.

Utgående

Her vises ordrer som er godtatt og skal klargjøres.

Dette kan være:

• Manuelle takeawayordrer

• Godkjente integrasjonsordrer

•  

  Planlagte ordrer som nå har blitt aktive

Klar

Her vises ordrer som er ferdige eller klare til henting.

Kansellert

Her vises ordrer som har blitt avvist eller kansellert.