Få styr på opsætning af ‘Simple Multiple Categories’ og korrekt bogføring i e-conomic.
I denne artikel vil vi gennemgå følgende punkter:
- Opsætning af integrations typen ‘Simple Multiple categories’
- Gennemgang af integrationen & forslag til valg af konto
- Sådan ser en dagsafsutling ud i e-conomic
Opsætning af integrations typen ‘Simple Multiple Categories’
Gennemgang af integrationen & forslag til valg af konto
I denne guide foreslår vi konkrete konti, du kan bruge til opsætning af din økonomi-integration. Men husk, at alle virksomheder er forskellige og derfor anbefaler vi altid, at du rådfører dig med din revisor eller regnskabsansvarlige, før du træffer endelige valg. Det er nemlig virksomhedens eget ansvar, at bogføringen er korrekt.
Side 1 - Integrations forsiden
➤ Set custom branch gør det muligt at tilpasse integrationsopsætning til hver af dine afdelinger.
➤ Check logs fortæller om din dagsafslutning er overført til økonomiprogrammet korrekt eller om der er opstået en fejl. Herinde vil du også have mulighed for at gensende en tidligere dagsafslutning.
➤ Tryk på Importer og få kunder eller produkter og produktgrupper overført Shopbox. Hvis produktopsætningen i E-conomic er anerledes vil den overskrive den nuværende i Shopbox
➤ Tryk på eksporter og få kunder eller produkter og produktgrupper overført Shopbox. Hver opmærksom på at opsætningen er lavet korrekt, for at undgå fejl i dit økonomiprogram
Det er vigtigt at du udfylder alle felter i opsætningen, også selvom du måske ikke tænker at det er relevant.
Side 2 - Din omsætning
På denne side skal man udfylde konti i felterne tilhørende alle dine produktkategorier. Her kan man vælge den samme konto til alle kategorier. Benytter man forskellige konti til at registrere omsætning, så kan man også vælge dette. Alle felter på denne side er dine oprettede produktkategorier med undtagelse af 'Other tags' og ´Loyality'.
➤ Other tags fungerer som et sikkerhedsnet, når vi overfører dagsafslutninger til økonomiprogrammet. Da vi ikke kan overføre en dagsafslutning, hvor nogle felter ikke er udfyldt, vil omsætningen for netop den produktkategori blive bogført på kontoen i dette felt. Her vil man typisk benytte sig af sin mest brugte omsætningskonto.
➤ Loyality er al den omsætning der er skabt ved salg af gavekort. Derfor kan man udfylde feltet med en normal omsætningskonto, men man kan også benytte en konto, der er tilegnet gavekort.
Side 3 - Hvis du bruger afdelinger i dit økonomiprogram
➤ Afdelingssiden er tilgængelig, hvis du har oprettet afdelinger i e-conomic. Det er ikke obligatorisk at udfylde disse felter, men det anbefales, hvis du ønsker, at der tilknyttes en afdeling på de posteringer Shopbox opretter.
Side 4 - Betalingstyper, moms & udgifter
Til at starte med skal du i feltet 'Select Journal' vælge den kassekladde i e-conomic, som dine posteringer skal sendes til. Du kan frit vælge, men det kan anbefales at bruge kassekladden “Daglig” eller oprette en dedikeret kassekladde til Shopbox-posteringer for bedre overblik.
Hvilke konti kontantregistreringer skal bogføres på?
➤ Kontanter er al din omsætning betalt med kontanter. Her skal du vælge en konto, hvor din kontantbeholdning skal bogføres på.
➤ Cash Difference dækker over den kontante difference der kan opstå ved en kontantoptælling i dagsafslutningnen.
➤ Cash Rounding dækker over afrundinger ved kontantbetalinger, som opstår der, hvor der automatisk rundes op til nærmeste hele tal.
Bruger du e-conomics standardkontoplan kan konto 5810 benytters til bogføring af Kontanter, og 5810 eller 3770 kan benyttes til Cash Difference og Round.
➤ Cash to Bank giver dig ifm. din kontantoptælling i dagsafslutningen muligheden for at registrerer hvis du udtager kontanter fra kassebeholdningen med henblik på efterfølgende at deponere dem i banken.
I de fleste tilfælde kan du vælge din bankkonto, og bruger du e-conomics standardkontoplan kan konto 5810 benyttes.
Hvilke konti kortbetalinger skal bogføres på?
Du har mulighed for at angive forskellige konti for hver korttype, hvilket kan give et bedre overblik i bogføringen.
➤ Kreditkort bruges hvis en af de andre kreditkort felter ikke blevet udfyldt. Betales der med den type kort, vil kontoen i dette felt blive brugt til registering ovre i økonomiprogrammet.
➤ Dankort: Vælge den konto, hvor Dankort betalinger skal bogføres.
➤ Visa/Mastercard: Vælge den konto, hvor Visa og Mastercard betalinger skal bogføres.
➤ Andre: Vælge den konto, hvor betaling fra andre end ovenstående korttyper skal bogføres. ex. Amex eller Maestro
➤ Tips / Card Extra Amout: Hvis din kortterminal kan tage i mod drikkepenge eller dine kunder kan hæve over beløbet, bliver beløbet registeret på denne konto.
Har du ikke en specifik konto til hver kortbetalinger, og bruger du e-conomics standardkontoplan, så kan konto 5820 benyttes.
Hvilke konti skal de restrende betalinger bogføres på?
➤ Mobilbetaling: Her skal du vælge den konto som du ønsker mobilepay betalinger skal bogføres på.
➤ Gavekort: Her skal du vælge hvilken konto gavekort betalinger skal bogføres på.
➤ Faktura: Her vælger du den konto, hvor fakturasalg skal bogføres, når der faktureres direkte fra Shopbox.
➤ Takeaway: Her vælger du den konto, hvor betalinger fra takeaway-platforme som f.eks. Wolt eller lignende skal bogføres.
Har du flere betalingstyper, vil de kunne findes under den sidste betalingstype, som ses på billedet. Hvis du har oprettet en brugerdefineret betalingstype, vil den også findes herinde.
Har du ikke en specifik konto til hver betalingstype, og bruger du e-conomics standardkontoplan, så kan konto 5820 benyttes.
Benytter du dig af Rackbeat, vil de her to felter være relevante for dig. Hvis ikke, så ignorerer du dem blot bare.
➤ Default Giftcard Product har til funktion at registere salg af gavekort på et bestemt produkt i din e-conomic aftale.
➤ Correction Product har til funktion at registere kontante afrundinger, som kan opstå i forbindelse med salg.
Hvilke konti skal bruges til moms og udgifter?
➤ Momskonto: Her vil man typisk vælge momskoden U25 for salgsmoms. Har du mere end en momssats, vil der være endnu et felt med f.eks 0%.
➤ Udgifter registreres i løbet af dagen ifm. køb til virksomheden som f.eks bliver betalt med kontanter fra pengeskuffen. På den måde vil der ikke opstå differencer i dagsafslutningen. Her vælger du, hvilke konti udgifter skal bogføres på, afhængigt af betalingsmetoden.
Har du ikke en specifik konto, og bruger du e-conomics standardkontoplan, så kan konto 1310 benyttes.
➤ Indgående moms: Her vil det typisk vælge momskoden I25 for købsmoms.
Hvordan Shopbox og E-conomic synkroniseres?
➤ Overfør ordre: Har du denne aktiveret vil transaktioner betalt med faktura, blive oprettet i e-conomic som en ordre.
➤ Create Invoice Draft: Hvis den er aktiveret, vil der hver gang du opretter en faktura i Shopbox, automatisk blive oprettet en fakturakladde i e-conomic.
Dette giver mulighed for at godkende og sende fakturaen videre fra e-conomic, hvis dette ønskes.
➤ Book Invoice Hvis funktionen er aktiveret, vil fakturaer oprettet i Shopbox automatisk blive bogført som manuelle fakturaer i e-conomic.
Fakturaen sendes direkte til kunden fra Shopbox og ikke fra e-conomic.
➤ Overfør produkter: Aktiverer du den, vil Shopbox synkronisere produktkataloget over i din e-conomic.